Version du 1er novembre 2026
Cette politique explique comment l’ANMITRHA utilise vos données sur son site, dans l’espace membres, la boutique et la gestion documentaire (GED).
Vos données selon le service utilisé
- Site public : répondre à vos messages et assurer le fonctionnement du site. Le détail de ses éventuels outils de mesure de fréquentation reste à confirmer en préproduction.
- Espace membres : gérer votre identité, vos coordonnées, les informations professionnelles utiles, votre adhésion, vos cotisations et vos droits d’accès.
- Boutique : traiter vos commandes, paiements, remboursements et livraisons.
- Comptabilité et remboursements : gérer les factures et les règlements dans Dolibarr, examiner et régler les notes de frais. Les justificatifs et les coordonnées bancaires sont utilisés lorsqu’ils sont fournis pour ces démarches.
- Communications : vous adresser les messages nécessaires à votre dossier et, selon vos choix, les lettres d’information ou informations de zone.
- Carnet de travail Google : permettre aux personnes habilitées de vous contacter pour les besoins de l’association.
Les champs obligatoires sont signalés : sans eux, votre demande ne peut pas être traitée.
La gestion de votre adhésion et de vos achats repose sur la relation de service. La comptabilité répond aux obligations légales. La sécurité, le fonctionnement des services et la gestion des ressources reposent sur l’intérêt légitime de l’association. Les traceurs facultatifs nécessitent votre consentement lorsqu’aucune exemption ne s’applique.
Les choix concernant les lettres d’information, l’annuaire et votre image sont distincts et facultatifs. L’annuaire entre adhérents n’est pas public. Il est distinct du carnet de travail réservé aux personnes habilitées de l’association. Une fiche ou un portrait ne peut être publié sur Internet qu’avec un accord spécifique. Vous pouvez retirer un accord sans perdre votre adhésion ; les messages nécessaires à votre dossier restent possibles.
Les documents de la GED et l’intelligence artificielle
La GED permet de classer et de mettre à disposition les ressources documentaires de l’association.
Les documents de la GED sont d’abord préparés sur notre serveur local. Mistral peut ensuite aider à les classer ou à les résumer. En cas de doute, une personne vérifie le document avant son envoi à cet outil.
Les contenus concernés peuvent donc être transmis à Mistral. Leur utilisation pour entraîner les modèles est désactivée dans les réglages retenus par l’association.
Certaines ressources reprennent des informations professionnelles issues de publications officielles, dont la source est indiquée. Ne transmettez pas de données de patients ou de documents confidentiels.
Qui accède aux données et où sont-elles hébergées
Seules les personnes habilitées y accèdent selon leurs missions : adhésions, trésorerie, communication ou gestion des services.
Les notes de frais sont accessibles au demandeur, aux personnes chargées de l’approbation et à la trésorerie, selon leurs droits. Les pièces et justificatifs suivent les durées de conservation indiquées dans cette politique.
Les principaux prestataires sont :
- Hostinger pour les sites : serveurs en France et sauvegardes en Lituanie.
- Supabase pour les bases principales de l’espace membres et de la GED : région Paris, France.
- Google Workspace for Nonprofits et Brevo pour la messagerie et les communications.
- PayPal et Stripe pour les paiements ; Boxtal et les services de La Poste pour les livraisons.
Mistral intervient pour l’assistance documentaire décrite dans la rubrique GED. Les autres outils de navigation et de protection figurent dans la rubrique « Cookies et statistiques ».
Les prestataires interviennent selon le service concerné. Les données de carte saisies chez un prestataire de paiement sont traitées par celui-ci. Des informations peuvent aussi être communiquées aux intervenants comptables habilités, aux autorités lorsque la loi l’impose ou aux destinataires d’un contenu que vous choisissez de partager.
Nous ne transmettons pas les données des adhérents à nos partenaires commerciaux.
Certains services ou opérations de support peuvent impliquer des traitements hors de l’Union européenne, notamment aux États-Unis et à Singapour. Un hébergement principal en France ou l’offre Google Workspace for Nonprofits ne garantit pas que tous les traitements restent en Europe.
Les conditions publiées par Hostinger, Supabase et Google prévoient des garanties de transfert, notamment des clauses contractuelles types lorsqu’elles sont applicables. Vous pouvez demander à dpo@anmitrha.fr les précisions et garanties applicables à votre service.
Combien de temps conservons-nous les données
- Adhésion en cours : les données nécessaires à la gestion de votre dossier.
- Ancien adhérent : jusqu’à cinq ans après la fin de la dernière adhésion, pour les seules informations encore utiles.
- Première demande définitivement refusée : suppression prévue à partir de 90 jours après le dernier refus définitif, sauf réouverture ou conservation justifiée. Les factures suivent leur propre délai.
- Pièces comptables et fiscales : selon les obligations applicables, notamment dix ans pour les pièces comptables concernées et six ans pour les pièces fiscales relevant de ce délai.
Pour les outils de contact, les règles retenues sont les suivantes :
Listes d’adhérents Brevo
- Inscription après le premier paiement validé. Elle ne vaut pas accord aux lettres d’information facultatives.
- Retrait à la fin de l’accès numérique, soit 30 jours après l’échéance de l’adhésion.
- Réintégration dans les listes éligibles après renouvellement payé et validé ou réactivation, si l’adhésion est de nouveau autorisée, la période courante déjà payée et l’accès numérique rétabli. Aucun paiement supplémentaire n’est demandé pour la réactivation.
- En cas de suspension ou d’annulation de l’adhésion, retrait immédiat des listes d’adhérents, sans délai de grâce, même si un accès numérique exceptionnel est maintenu.
Les désinscriptions dans Brevo doivent être reflétées dans vos préférences de l’espace membres. Une réinscription ne peut résulter que d’un choix volontaire et tracé de votre part.
Les informations prévues sont la civilité, le nom, le prénom, un libellé court du galon d’apparence SSA, l’adresse électronique et le téléphone au format international.
Le retrait d’une liste ne supprime pas automatiquement le contact Brevo. Son effacement global relève du traitement des demandes RGPD.
Carnet de travail Google
L’entrée est prévue après le premier paiement validé. Les informations prévues comprennent le nom, le prénom, l’affectation, le téléphone, l’adresse électronique et les indications professionnelles utiles : grade SSA court, galon d’apparence et qualité de réserviste. Leur conservation suit la limite de cinq ans après la fin de la dernière adhésion, sans renouvellement. Ce délai est distinct de celui des listes Brevo.
Une demande de retrait ou d’effacement concernant Google ou Brevo est prioritaire sur ces échéances. Elle est examinée sans attendre leur terme, sous réserve des obligations légales applicables aux autres pièces.
Les messages sont conservés le temps nécessaire à leur traitement et à leur suivi. Les journaux techniques répondent aux besoins de sécurité et de diagnostic ; les sauvegardes suivent le cycle de renouvellement du service. Les durées contractuelles des prestataires peuvent également s’appliquer.
Une obligation légale ou un litige peut justifier une conservation limitée. Fermer un compte ne supprime donc pas automatiquement toutes les pièces. Vous pouvez demander leur effacement sans attendre la fin de ces délais.
Cookies et statistiques
- Nouveau site : les cookies et les éventuels outils de mesure de fréquentation sont en cours de vérification en préproduction. Leur présence, leurs durées et les modalités de choix ne sont pas encore confirmées.
- Espace membres : des cookies servent à la connexion et à la sécurité. Des statistiques internes de consultation sont utilisées, ainsi que la protection contre les robots Cloudflare Turnstile.
Les statistiques internes de l’espace membres et le suivi des ouvertures ou clics des courriels sont des usages distincts. Les observations effectuées sur l’ancien site WordPress ne permettent pas de décrire les traceurs du nouveau site.
Les traceurs facultatifs nécessitent votre consentement préalable lorsqu’aucune exemption ne s’applique. Pour demander le retrait d’un accord ou des précisions sur un suivi, contactez dpo@anmitrha.fr.
Vous pouvez supprimer les cookies dans votre navigateur. Cela ne remplace pas le retrait du consentement et n’efface pas les données déjà collectées. La durée d’un cookie peut différer de la conservation des informations chez le prestataire.
Vos droits et votre contact
Le responsable du traitement est l’Association Nationale des Militaires Infirmiers et Techniciens de Réserve des Hôpitaux des Armées — ANMITRHA.
Pour consulter, corriger ou faire effacer vos données, limiter certains usages ou retirer un accord, écrivez à dpo@anmitrha.fr. Selon le traitement, vous pouvez aussi vous y opposer ou demander une copie transférable de vos données. Le retrait d’un accord n’annule pas les utilisations antérieures licites.
Le délégué à la protection des données est Baptiste ALANOU.
Nous répondons sous un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois au maximum selon la complexité ou le nombre de demandes ; nous vous en expliquons le motif dans le premier mois. Une vérification d’identité peut être demandée en cas de doute. Les éventuelles limites liées à une obligation légale ou aux droits d’un tiers vous sont expliquées.
Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL.
Adresse postale : ANMITRHA, École du Val-de-Grâce, 1 place Alphonse Laveran, 75230 Paris Cedex 05. Les évolutions importantes de cette politique seront expliquées aux personnes concernées.